平成27年春期試験午前問題 午後問9

問9 プロジェクトマネジメント

プロジェクトの人的資源計画とコミュニケーション計画の策定及び実施に関する次の記述を読んで,設問1~3に答えよ。

 A社は,食品加工業を営む中堅の会社である。中長期売上目標を達成するための施策として,物流システムを再構築することを決定し,プロジェクトを立ち上げた。プロジェクトマネージャ(PM)には,システム部のW部長が任命された。システム部のX君は,システム部のY課長と利用部門である営業部のZ君とともに,プロジェクト運営事務局(以下,事務局という)のメンバに任命された。
 新物流システムは利用部門の意見を最大限に取り入れ,利用者の操作画面を一新するとともに,ワークフローを取り入れて業務プロセスを大きく変えようとしていた。そのため,利用部門をプロジェクトに巻き込んで一体感を生むことが必要であった。

〔人的資源計画及びコミュニケーション計画〕
 W部長と事務局は,人的資源計画及びコミュニケーション計画の立案に着手した。まず,人的資源計画として図1に示すプロジェクト体制図を作成した。
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 W部長は,プロジェクトメンバを,業務担当は①利用部門から専任で選出し,開発担当はシステム部から専任で選出してPMの配下に置いた。同時に,A社内で全体の利害調整や意思決定を行う委員会組織であるステアリングコミッティが設置された。
 本プロジェクトのステークホルダは,A社内では経営層,利用部門とシステム部,社外では原材料供給業者,卸売業者,システム開発委託先など多岐にわたった。例えば,ステアリングコミッティのメンバである営業担当役員のN常務は,本プロジェクトの活動を営業部長のP氏に一任していたのでプロジェクトへの直接の関与は少なかったが,業務プロセスの改革によって商品の納期が大幅に短縮されることを期待していたので,プロジェクトへの関心は高かった。
 A社は,詳細設計からソフトウェア結合テストまでの開発工程について,過去に取引実績があったB社と請負契約を締結した。それ以外の工程は,準委任契約とした。B社の開発リーダであるV氏は,過去にA社の大規模開発プロジェクトに携わった経験があり,A社からの信頼が厚かった。X君は,プロジェクト計画書,及び開発要員に対する要求事項を,V氏に提示した。それを受けて,B社は,A社システムの開発経験者を中心に20数名の開発要員を手配した。

 次に,事務局は,プロジェクトにおける工程ごとのa,責任及び権限を明確にするために,表1に示す責任分担のマトリックスを作成した。
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 利用部門とシステム部は,これまでもシステム化案件に関する定例会議を開催していたが,利用部門は積極的に参加せず,コミュニケーションが十分に図られていなかった。そこで,責任分担のマトリックスに,要件定義,ユーザ受入れテスト,移行の実行,及び設計の作業支援は,業務担当のaであることを明記した。
 さらに,コミュニケーション計画の一環で,プロジェクトに対する各ステークホルダのb関係及び関与に関する情報を基に,ステークホルダ登録簿を作成した。bが対立する可能性があるステークホルダに対して,印を付けた。〔設計工程でのコミュニケーション〕
 設計工程に入り,事務局は週次開催の進捗確認会議を設定した。参加者は,W部長,事務局,P部長,業務チームリーダ,開発リーダ,H~Kの開発チームリーダとした。事務局は,各開発チームリーダからの報告に基づき,全体の進捗状況を一覧形式でまとめた。さらに,進捗状況や課題などについて,月ごとに,プロジェクト状況報告書を作成し,ステアリングコミッティへ報告した。また,プロジェクトの管理情報は共有ファイルサーバに格納されており,ステークホルダ登録簿に設定されているアクセス権限に応じた資料の閲覧が可能であった。
 X君は,初回の進捗確認会議の冒頭で,前週時点の設計書の作成の予実を提出するように,開発チームリーダに指示した。会議終了後,作業の進捗度合をどのように報告すべきか,という問合せがあった。A社では,社内のプロジェクト活動の標準化を推進中であったが,その時点では作業の進捗度合に関する正式な社内基準はなかった。X君は,過去に採用された基準の事例を調べ,活動中の他プロジェクトの事務局とも話し合った結果,次に示す基準をまとめ,この基準を採用すると結論付けた。
  • 作業ステータスは,設計書ごとに"作業未着手","作業中(設計書作成中)","レビュー中(レビュー及び指摘事項の対応中)","作業完了"の4段階で示す。
  • "作業中"の進捗度合は,設計書ごとに"作成ページ数/予定ページ数"で示す。X君は,②本プロジェクトではX君がまとめたこの基準に従って報告するように回答し,プロジェクト内に周知徹底した
 利用部門は,要件定義工程でシステムへの要求仕様についてシステム部と合意していた。しかし,設計工程に入っても,利用部門から仕様に関する質問が頻繁にあった。A社内では,利用部門との質疑応答は全て事務局で受け付け,仕分けする手順になっていて,今のところ遅滞なく運営されていた。しかし,連絡手段が電子メール,電話,対面と様々であったので,事務局はそれらを仕分けたり,電話や対面による連絡内容を文書化したりすることに多くの時間を費やしていた。さらに,必要項目が漏れていることが度々あった。その結果,事務局から開発リーダ及び開発チームリーダに質問内容を的確に伝えられなかったケースが発生していた。X君は,これらの対策として,③プロジェクトにおける質疑応答の連絡手段を電子メールに限定し,B社を含めたプロジェクトの関係者全員に周知徹底した。

〔ソフトウェア結合テスト工程でのコミュニケーション〕
 ソフトウェア結合テスト実施中,X君は,Y課長から緊急の仕様変更指示を受けた。3日後に予定している次回のテスト実施までに,プログラムの変更が必要だった。その日,B社のV氏は出張で不在だった。X君は,A社の開発リーダがB社の開発要員を招集してプログラムの変更を直接指示してもよいかと,Y課長に相談した。しかし,Y課長からは④"B社の開発要員に,直接指示してはいけない。"と指摘されたので,プロジェクト内で定めた基準に従い,B社にプログラムの変更を指示した。B社の開発要員の速やかな対応によって,予定どおり次回のテストに進むことができた。

設問1

〔人的資源計画及びコミュニケーション計画〕について, (1)~(3)に答えよ。
  • W部長が本文中の下線①のようにした狙いを,A社内のコミュニケーションの観点から30字以内で述べよ。
  • ステアリングコミッティにおいて,重要な意思決定が円滑に行われるために,ステアリングコミッティのメンバであるN常務に適した効果の高いコミュニケーション活動を解答群の中から選び,記号で答えよ。
  • 本文中のabに入れる適切な字句を答えよ。
解答群
  • 共有ファイルサーバに格納されている,アクセス権限が高いステークホルダ向けのプロジェクトの管理情報を閲覧してもらう。
  • 週次開催の進捗確認会議への出席を依頼する。
  • 適時個別の場を設け,プロジェクトの成果や状況を具体的に報告する。
  • プロジェクト状況報告書を,毎月送付する。
  • プロジェクトへの質問や意見が出されることを待ち,それらを受けたら,迅速かつ的確に対応する。

解答例・解答の要点

  • 利用部門をプロジェクトに巻き込んで一体感を生むため (25文字)

  • a:役割
    b:利害

解説

物流システムの再構築プロジェクトを題材に、プロジェクト活動を適切かつ確実に遂行するためのコミュニケーションマネジメントについて理解が問われています。
  • プロジェクトの体制を組むにあたって、PMが業務担当のプロジェクトメンバを利用部門から専任で選出した狙いが問われています。このような体制作りは現実によく行われ、このようなプロジェクトに関与した経験ある受験者は、「PMの権限を強くする」や「リソースの衝突を少なくする」といった一般論の解答が思い浮かぶかもしれません。しかし、一般論の前に、題材となったプロジェクトの目的や性格を本文から読み解き、正解になりそうな内容が記載されている場合は、そちらのほうを解答したほうが正解となる可能性が高くなります。

    本文冒頭の、「新物流システムは利用部門の意見を最大限に取り入れ,利用者の操作画面を一新するとともに,ワークフローを取り入れて業務プロセスを大きく変えようとしていた。そのため,利用部門をプロジェクトに巻き込んで一体感を生むことが必要であった。」に着目します。また、表1の直後に、「利用部門とシステム部は,これまでもシステム化案件に関する定例会議を開催していたが,利用部門は積極的に参加せず,コミュニケーションが十分に図られていなかった。」という記載もあります。これらを併せて、問題文中の「社内のコミュニケーションの観点」で考察すると、本プロジェクトにおいては、これまでの案件以上にコミュニケーションを密にする体制が必要であり、それを本文中の文言を使って言い換えると、利用部門を巻き込んで一体感を生むことであることがわかります。

    ∴利用部門をプロジェクトに巻き込んで一体感を生むため

  • N常務に適した効果の高いコミュニケーション活動が問われていますので、まずはN常務はどのような人物であるかを本文から読み取ります。N常務については、本文中で「N常務は,本プロジェクトの活動を営業部長のP氏に一任していたのでプロジェクトへの直接の関与は少なかったが,業務プロセスの改革によって商品の納期が大幅に短縮されることを期待していたので,プロジェクトへの関心は高かった。」と説明されています。

    N常務はプロジェクトの活動をP氏に一任しているので、「ア:プロジェクトの管理情報を閲覧してもらう」、「イ:進捗確認会議への出席を依頼する」は無理があります。
    「エ:プロジェクト状況報告書を,毎月送付する」は、N常務はステアリングコミッティのメンバであり、既存の報告手続きと重複するため誤りです。
    また、N常務からプロジェクトへの質問や意見が出された時には、迅速かつ的確に対応することは必要ですが、ステアリングコミッティは「A社内で全体の利害調整や意思決定を行う」のが目的ですから、プロジェクト側が、N常務からの質問や意見を待っているのは適切でなく、「オ」は正解にはなりません。
    「ウ:適時個別の場を設ける」ことは、関心は高いが直接の関与が少ない、組織の上位階層のキーパーソンとのコミュニケ―ションでは有効です。コミュニケーションコストが高くつきますが、N常務はステアリングコミッティのメンバとして組織の意思決定を司る立場ですので、必要な情報を確実に伝達しなければなりません。

    ∴ウ

  • aについて〕
    責任分担マトリックスは、プロジェクトの工程ごとの役割・責任・権限レベルを明示したものです。したがってaは「役割」です。

    a=役割

    bについて〕
    ステークホルダは日本語で利害関係者といいます。bは、ステークホルダ同士で対立する要素ですから「利害」が入ります。

    b=利害

設問2

〔設計工程でのコミュニケーション〕について,(1),(2)に答えよ。
  • X君が行った本文中の下線②を受けて,A社として社内プロジェクト活動の標準化推進の観点から行うべきことを40字以内で述べよ。
  • X君は,質疑応答の連絡における問題点を解消するために,本文中の下線③のとおりにした。さらに実行すべき対策を20字以内で述べよ。

解答例・解答の要点

  • X君がまとめた基準を正式な社内基準とすべきかを検討する (27文字)
  • 連絡が必要な項目を定める (12文字)

解説

  • 本問で問われているのは、プロジェクトとしてではなく、「A社として社内プロジェクト活動の標準化推進の観点から行うべきこと」であることに注意します。

    A社の標準化についての記載を本文から探すと、「A社では,社内のプロジェクト活動の標準化を推進中であったが,その時点では作業の進捗度合に関する正式な社内基準はなかった。」という課題が見つかります。作業の進捗度合に関する社内基準の整備も、A社のプロジェクト活動標準化に向けての課題のひとつであることは明らかです。
    ここでX君は、過去に採用された基準の事例を調べ、活動中の他プロジェクトの事務局とも話し合ったうえで、進捗度合に関する基準をまとめていますので、この基準を他のプロジェクトでも活用できるようにすることが、A社の現行の課題への解決策となります。

    ∴X君がまとめた基準を正式な社内基準とすべきかを検討する

  • 質疑応答の連絡における問題点の中で、X君が行った下線③では解消されないものを本文中から探します。

    利用部門との質疑応答を「仕分けたり,電話や対面による連絡内容を文書化したりすることに多くの時間を費やしていた」ことは下線③で解消できますが、「必要項目が漏れていることが度々あった」は下線③では解消できず、解答すべきはこれに対する対策ということになります。質疑応答において連絡すべき項目の漏れをなくするためには、連絡が必要な項目と伝達の書式を標準化することが有効です。解答に20字制限がありますので、その第一歩として、連絡が必要な項目を定めることになります。
    これにより、事務局から開発リーダ及び開発チームリーダに質問内容を的確に伝えられなかったという問題の解消に近づきます。

    ∴連絡が必要な項目を定める

設問3

本文中の下線④について,Y課長が指摘した理由を20字以内で述べよ。

解答例・解答の要点

開発工程は請負契約としたから (14文字)

解説

A社とB社の契約関係がどうなっているかを本文から探します。「A社は,詳細設計からソフトウェア結合テストまでの開発工程について,過去に取引実績があったB社と請負契約を締結した。」と記載されています。請負契約では、請負側(B社)の開発要員は、請負側の責任者(B社のV氏)の指示に従って作業を行わねばならず、発注側(A社)はB社の開発要員に直接指示をしてはいけないことになっています。

プログラムの変更は、詳細設計からソフトウェア結合テストまでの開発工程に含まれます。請負契約となっている以上、B社の開発要員に直接指示をしてはいけません。

∴開発工程は請負契約としたから

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