長文読解が苦手、また実際の購買プロセスを経験したことがないので、
理解誤っているかもしれませんが、念のため質問させてください。

設問3の解答では「承認額を超えた場合に購買の申請を差し戻す機能」と記載ありますが、
口頭発注の場合、申請部署から直接取引先に発注を行う為、
購買システム上、"購買の申請"したデータそのものが存在せず、
申請を差し戻すという機能は成立しないのではないかと思った次第です。
(購買プロセス上の話でしょうか？？  →申請部署が申請者に口頭で啓発する？)

※仮に口頭発注以外の購買の申請分のデータに対して差し戻し、
最終的に申請者の申請分をまとめて帳尻を合わせる、、であればデータは存在すると思いますが、
そうすると解説中の「口頭発注は通常の発注フローを通らないので、」と記載ある通り、
口頭発注における購買に限定していると思いますので、それも辻褄が合わない気がしました。

こちらの問題に詳しい方、教えていただけると幸いです。

応用情報 平成23年 秋期 午後 問12
https://www.ap-siken.com/kakomon/23_aki/pm12.html

という文は、「承認量を超える数量の物品が検収される」というトラブルの存在を出題者が示している文です。

この文を裏読みするならば、それ以外のトラブルの存在を出題者は示していないことになります。
具体的には、発注書がそもそも起票されていない発注や、ある物品の発注書に新たな物品を追加記載した発注などのトラブルは、この問題の前提においては想定外ということです。

この前提は、次の問題文からも推測できます。
発注書がそもそも起票されていない発注や、ある物品の発注書に新たな物品を追加記載した発注は、発注書(写し)との照合において発覚するはずです。しかしこの種のトラブルの発生については触れられないまま「数量以外の情報の変更や追加入力はできない」。そして「数量のチェックをしない」ことで数量のトラブルだけがこのプロセスを通過できることを、出題者は示しています。

以上より。

> 口頭発注の場合、申請部署から直接取引先に発注を行う為、
> 購買システム上、"購買の申請"したデータそのものが存在せず、

というNo.1の理解は間違っています。

現実に、発注書の書面が存在しないそういう口頭発注があることは私も承知していますが、この問題に正解するための問題文の読解としては間違っています。

出題者が問題文で示している口頭発注とは、具体的には「そちらに送られた発注書には物品Aが100個と書いてあるけれど、120個でヨロシク（注文数が増えて御社にとっても得でしょ）」と言うような、発注書が存在し、物品情報の変更や追加もなく、数量だけが変化するものだと考えます。

詳細かつ丁寧に解説いただき、大変参考になりました。
あくまで発注書としてデータが購買システムに存在する前提での出題であること、
理解しました。
ありがとうございました。